Prozessbegleitung
Der hilfreiche Blick von außen
Die fünf Modellkommunen Schneverdingen, Schwäbisch Gmünd, Erlangen, Rostock und Verbandsgemeinde Nieder-Olm wurden über die Projektlaufzeit von einer Prozessbegleitung unterstützt. Eine Prozessbegleitung ist Ansprechpartner*in für Projektleiter*innen und stärkt sie. Sie unterstützt und berät das Netzwerk bei strategischen und planerischen Fragen: beispielsweise dazu, wie sie ihr Netzwerk am besten aufbauen und wie sie zusammenarbeiten, damit das Projekt Erfolg hat. Sie gibt qualifiziertes Feedback und vermittelt bei Konflikten im Netzwerk.
Das hat sich vor Ort bewährt:
- Lassen Sie Ihr Inklusions-Projekt von Berater*innen begleiten
- Optimal ist es, wenn Sie eine Prozessbegleitung von Anfang an finanziell und strategisch einplanen.
- Klären Sie zu Projektbeginn gemeinsam mit der Prozessbegleitung, welche Rolle sie erfüllen und welche konkreten Aufgaben sie übernehmen soll.
- Falls keine professionelle Beratung möglich ist: Planen Sie andere Überprüfungsmethoden ein. Beispielsweise einen Tag mit einer externen Moderation, an dem Sie den Stand Ihres Projektes gemeinsam reflektieren.
- Der Erfolg Ihres Projekts hängt nicht von der Anzahl der umgesetzten Maßnahmen ab. Sondern von einer guten Planung, einem klar strukturierten Netzwerk und Arbeitsprozessen sowie einer Aufgabenverteilung, die eindeutig auf Ihre Projektziele ausgerichtet sind.
Gemeinsam Herausforderungen meistern und Prozesse optimieren
Die Prozessbegleitung geht auf die Situation vor Ort in den Kommunen ein und richtet sich nach Ihren Zielen, Wünschen und Bedürfnisse. Klären Sie deshalb vor Projektbeginn mit den Prozessbegleiter*innen so konkret wie möglich: Welche Aufgaben und Rolle sollen sie übernehmen? Bei welchen Aufgaben und Inhalten wünschen Sie sich von der Prozessbegleitung Unterstützung? Soll die Prozessbegleitung Ihnen zum Beispiel bei der Erstellung eines Projektplans helfen? Oder bei Konflikten vermitteln?
Planen Sie Ihr Projekt gemeinsam mit der Prozessbegleitung wirkungsorientiert. Vereinbaren Sie Erfolgskriterien, anhand derer Sie während des Projekts gemeinsam im Netzwerk überprüfen, ob das Projekt auf dem Weg ist, seine Ziele zu erfüllen. Optimal ist es, wenn Sie Ihr Projekt von Anfang an durch eine Prozessbegleitung unterstützen lassen.
Das leistet die Prozessbegleitung
Prozesse planen und Strukturen optimieren
Zusammen mit der Projektleitung schauen sich die Prozessbegleiter*innen zum Beispiel an, wie die Netzwerkgremien miteinander arbeiten.
- Wer ist im Netzwerk vertreten?
- Welche Funktion haben sie?
- Wie oft treffen sie sich?
- Wie tauschen sie Informationen untereinander aus?
Fragen zu Strukturen und Abläufen können die Prozessbegleiter*innen gemeinsam mit der Projektleitung klären.
Wenn etwas nicht so läuft, wie es laufen sollte, schlägt die Prozessbegleitung Lösungen vor und setzt sie mit den Netzwerkpartner*innen um. Ziel ist, dass alle Netzwerkgremien so miteinander arbeiten, dass das Projekt gut vorankommt.
Eine Prozessbegleitung stärkt die Menschen und ihre Kompetenzen vor Ort: beispielsweise indem sie mit den Netzwerkpartner*innen immer wieder bespricht, welche Fähigkeiten und welches Wissen sie im Netzwerk bereits haben und welche sie zusätzlich brauchen, um ihre Ziele zu erreichen. Prozessbegleiter*innen können Weiterbildungen empfehlen, mit organisieren und möglicherweise auch selbst durchführen.
Die Projektleitung unterstützen
Prozessbegleiter*innen sind darüber hinaus Ansprechpartner*innen in ganz konkreten Fällen und damit ein „Backup“ für die Projektleiter*innen vor Ort: Sie helfen beispielsweise, einen Förderantrag zu schreiben, oder unterstützen beim Formulieren einer Kooperationsvereinbarung.
Projektleiter*innen können sich an sie wenden mit Fragen oder auch mal, um Gedanken und Ideen zur Netzwerkarbeit weiterzuspinnen. Prozessbegleiter*innen sind in diesem Fall Diskussionspartner*innen auf Augenhöhe. Der Austausch kann motivieren, die Kreativität fördern und zu besseren Ergebnissen führen.
Qualifizierte Rückmeldung geben und bei Konflikten vermitteln
Ein großer Vorteil der Prozessbegleitung: Sie hilft mit ihrem Blick von außen. Ein solch möglichst neutraler Blick und die Rückmeldung von Expert*innen außerhalb des eigenen Netzwerk-Kreises sind wichtig für Projekte und Netzwerke. Die Prozessbegleitung verfolgt keine persönlichen Interessen im Netzwerk und kann dadurch differenzierter auf Strukturen und Prozesse schauen. Gibt es zum Beispiel Unstimmigkeiten darüber, wer für eine Aufgabe zuständig ist, kann die Prozessbegleitung vermitteln. Prozessbegleiter*innen kennen viele Methoden, mit denen sich Schwierigkeiten lösen und die Zusammenarbeit verbessern lassen. Gegebenenfalls können sie Konfliktgespräche auch moderieren.
Partizipation sichern
Die Prozessbegleitung kann die Aufgabe übernehmen, das Projekt laufend daraufhin zu prüfen, ob echte Partizipation möglich ist. Prozessbegleiter*innen können Methodenkompetenz einbringen, wie echte Partizipation gelingt. Bei Kommune Inklusiv arbeitete die Prozessbegleitung gemeinsam mit den Akteur*innen vor Ort daran, dass bei der Planung und Umsetzung der Projekte die Zielgruppen und weitere Bürger*innen beteiligt werden.
Prozessbegleitung möglich machen
Optimal wäre es, wenn Sie die Prozessbegleitung von Beginn an in Ihr Projekt und in Ihr Budget einplanen. Denn der Erfolg Ihres Projekts hängt davon ab, dass Sie Ihr Projekt strategisch gut und partizipativ planen, Ihr Netzwerk klar strukturieren und die Arbeitsprozesse und Aufgabenverteilung eindeutig auf Ihre Projektziele ausrichten.
Förderung durch die Aktion Mensch
Um Ihr inklusives Netzwerkprojekt von der Aktion Mensch fördern zu lassen, müssen Sie ein nachvollziehbares Konzept und einen gut begründeten Kostenplan erstellen.
Wenn Sie in diesem Konzept eine Prozessbegleitung einplanen, ist es wichtig zu erklären, warum diese für den Erfolg Ihres Projekts nötig ist. Beschreiben Sie, wie Ihre Zielgruppe von der Prozessbegleitung profitiert.
Ein Argument kann beispielsweise sein: Die Prozessbegleitung unterstützt Sie dabei, Ihre Zielgruppen noch besser an der Planung und Umsetzung des Projekts zu beteiligen – indem sie gemeinsam mit Ihnen Partizipationsmethoden anwendet, die Sie zuvor nicht ausprobiert haben.
Förderung auch in der Umsetzungsphase noch möglich
Auch in der Umsetzungsphase haben Sie Chancen, sich eine externe Begleitung durch Budgetumschichtung finanzieren zu lassen. Ein Beispiel: Sie und Ihre Projektpartner*innen geraten in eine Krisensituation und wollen eine Prozessbegleitung beauftragen. Wenn Sie überzeugend darstellen, dass eine Prozessbegleitung notwendig ist, kann die Aktion Mensch die Kosten dafür als förderfähig anerkennen. Voraussetzung dafür: Die Kosten für die Prozessbegleitung müssen an anderer Stelle in Ihrem Projekt wegfallen.