Projekte planen und loslegen
Ziele erreichen durch die wirkungsorientierte Projektplanung
Lernen Sie, Ihr Inklusionsprojekt so zu planen, zu analysieren und zu verbessern, dass Sie Ihre Ziele wirklich erreichen. Finden Sie einen konstruktiven Umgang mit Ideen, Schwierigkeiten und Lösungsansätzen und erarbeiten Sie sich eine Arbeitsstruktur, die im laufenden Projekt viel Sicherheit bietet.
Ein wirkungsorientierter Plan und unsere erprobten Methoden helfen Ihnen, mit der praktischen Arbeit loszulegen.
Zu folgenden Inhalten springen
- Ziele erreichen durch wirkungsorientierte Projektplanung
- Die drei Wirkungsebenen
- Interview mit Thorsten Garske über Arbeitserleichterung
- Planung und Steuerung des Projekts
- So funktioniert die wirkungsorientierte Projektplanung
- Die Wirkungsanalyse
- Mit der Arbeit loslegen
- Wirkung fortlaufend analysieren und Projekte evaluieren
- Interview mit Anja Schulz über den Wirkuns-Check
- Eine wissenschaftliche Begleitforschung organsieren
- Interview mit den Wissenschaftlern von Kommune Inklusiv
Das hat sich vor Ort bewährt:
- Stecken Sie Arbeit in die Projektplanung. Am Ende sparen Sie dadurch Zeit und Ressourcen.
- Legen Sie zuerst Zielgruppen und Wirkungsziele fest. Das ist die Grundlage, um passende Maßnahmen zu finden.
- Partizipation ist ein Schlüssel zum Erfolg: Beziehen Sie Vertreter*innen Ihrer Zielgruppe in die Projektplanung ein. Sie sind Expert*innen für ihre eigene Lebenssituation.
- Veränderung muss auf drei Ebenen stattfinden: Kultur, Struktur, Praxis.
- Planen Sie von vornherein Zeit und Geld für Evaluation ein. Evaluation und Reflexion gehören zur Planung und machen im laufenden Projekt Entscheidungen einfacher.
- Es ist nie zu spät, wirkungsorientiert zu arbeiten. Auch Projekte, die schon fortgeschritten sind, können von der Methode profitieren.
- Nach der Planungsphase hilft ein Workshop mit dem Netzwerk oder Ihrer Steuerungsgruppe, ins Tun zu kommen.
- Ein gemeinsamer Projektplan hilft, den Überblick zu behalten und klar zu kommunizieren, wer für was zuständig ist.
- Beginnen Sie mit einer Aktion, die sich schnell und unkompliziert umsetzen lässt.
- Würdigen Sie den Projektstart mit einer öffentlichen Veranstaltung.
Downloads
- Arbeitsblätter: So planen Sie Ihre Projekte wirkungsorientiert
- Ausgefüllte Arbeitsblätter: So planen Sie Ihre Projekte wirkungsorientiert
- Schaubild: Wirkungspyramide
- Arbeitsblatt: So entwickeln Sie Indikatoren für die Wirkungsanalyse/Evaluation
- Infoblatt: Tipps und Methoden – So evaluieren Sie Ihr inklusives Vorhaben
- Arbeitsblatt: Wirkungs-Check – Ziele verfolgen und Wirkung messen
- Muster und Vorlage: Maßnahmenplan für Ihr Inklusionsprojekt
Die drei Wirkungsebenen: Kultur, Struktur, Praxis
Index für Inklusion
Die drei Wirkungsebenen sind Bestandteile des „Index für Inklusion“ von Tony Booth und Mel Ainscow, einem Leitfaden für Bildungseinrichtungen, die inklusiver werden wollen. Kommune Inklusiv hat das Prinzip für den Sozialraum erschlossen und nimmt bei der Planung, Umsetzung und Verstetigung des Vorhabens die drei Wirkungsebenen gleichermaßen in den Blick. Es geht darum, im Verein, Unternehmen, Stadtteil und Dorf eine gemeinsame Haltung zum Thema Inklusion zu entwickeln und konkrete Ziele zu formulieren.
Kultur
Inklusive Kulturen schaffen
Die gesellschaftliche Ebene beschreibt die Veränderung in der Haltung der Menschen vor Ort (Sozialraum/Gesellschaft). Beispiel: Alle Menschen vor Ort finden Barrierefreiheit wichtig und sinnvoll.
Struktur
Inklusive Strukturen etablieren
Die strukturelle Ebene beschreibt die Veränderungen im Lebensumfeld. Beispiel: Ämter, Cafés, Supermärkte, Kinos und Busse und Bahnen sind barrierefrei.
Praxis
Inklusive Praktiken entwickeln
Die individuelle Ebene beschreibt die Veränderungen bei der Zielgruppe. Beispiel: Alle Menschen können selbstbestimmt an Veranstaltungen, Kursen und Sportangeboten teilnehmen.
Planung und Steuerung des inklusiven Projekts
Wirkungsorientierte Projektplanung erfordert Zeit und Sorgfalt. Der Aufwand zahlt sich später aus. Sie lernen die Voraussetzungen vor Ort kennen, verschaffen sich einen Überblick über bestehende Angebote und Angebotslücken, finden heraus, was Sie für Ihr Vorhaben brauchen und wen Sie für Ihr Netzwerk gewinnen sollten. So vereinfacht die wirkungsorientierte Planung die Umsetzung, Steuerung und das nachhaltige Bestehen Ihres Vorhabens.
Wichtigste Voraussetzung: Beteiligen Sie Ihre Zielgruppe von Anfang an als Expert*innen für ihre Lebenswelt.
Die Projektarbeit verläuft auf den drei Wirkungsebenen Haltung, Struktur und Praxis in einem Zyklus:
- Bedarf bestimmen
- Vision, Strategie und Ziele entwickeln
- Projekt planen und Wirkungslogik formuliern
- Projekt durchführen
- Wirkung überprüfen, Evaluation planen
1. Bedarf bestimmen
Für welche Zielgruppe möchten Sie eine Veränderung erreichen? Lernen Sie, die Herausforderungen, Bedarfe und das Umfeld der Zielgruppe zu verstehen. Gehen Sie den Ursachen und Auswirkungen eines Problems auf den Grund. Wie lautet das zu lösende Problem? Meist bestehen mehrere Schwierigkeiten. Versuchen Sie, diese klar zu identifizieren.
Sie möchten mit Ihrem Projekt mehrere Zielgruppen erreichen? Betrachten und planen Sie diese unbedingt einzeln. Jede Zielgruppe hat spezifische Bedarfe und Schwierigkeiten. Lösungsstrategien für mehr Teilhabe können Sie nur für jede Gruppe separat finden.
Wirkung gelingt nur mit Partizipation: Wenn Sie für Ihre Zielgruppen wirklich Verbesserungen erreichen wollen, dann arbeiten Sie direkt mit ihnen zusammen. Am besten fragen Sie Vertreter*innen Ihrer Zielgruppe gleich im Rahmen der Bedarfsanalyse:
- Was wollen Sie?
- Was brauchen Sie?
- Was verbessert Ihre Lebensumstände?
Eine sehr gute, wenn auch aufwändige, Partizipationsmethode ist die kooperative Projektplanung. Auch schneller umsetzbare Partizipationsmethoden eignen sich, um die Bedürfnisse der Zielgruppen herauszufinden.
2. Vision, Strategie und Ziele entwickeln
Die Modellkommunen haben mithilfe der Wirkungspyramide und der Prozessbegleitung die Grundlage für Ihr Projekt geschaffen.
Wie Sie mit der Wirkungspyramide arbeiten können, lesen Sie weiter unten unter:
So funktioniert die wirkungsorientierte Projektplanung
3. Projekt planen und die Wirkungslogik formulieren
Sobald klar ist, welche Veränderung Sie für Ihre Zielgruppen erreichen möchten, formulieren Sie, was sich wie genau verändern soll. Überlegen Sie, mit welchen Maßnahmen Sie diese Veränderungen erreichen können. Legen Sie Meilensteine fest. Auch hier ist wichtig: Wirksame Maßnahmen können Sie nur entwickeln, wenn Menschen aus den Zielgruppen mitplanen.
Notieren Sie unbedingt, wie Sie Veränderungen und Erfolge messen können und wollen. Hilfestellungen dafür finden Sie weiter unten unter:
4. Projekt durchführen
Wie und womit fangen Sie nun an? Das zu entscheiden, ist manchmal ganz schön schwer. Wir haben ein paar Ideen, wie Sie starten können. Lesen Sie darüber mehr weiter unten unter:
5. Wirkung fortlaufend überprüfen, Evaluierung planen
Zur wirkungsorientierten Projektplanung gehört auch, sich regelmäßig Zeit zum Nachdenken, Überprüfen, Analysieren und Anpassen Ihres Projekts zu nehmen. Mehr dazu lesen Sie weiter unten unter:
So funktioniert die wirkungsorientierte Projektplanung
Mit der wirkungsorientierten Projektplanung und der Wirkungspyramide können Sie eine gute Grundlage für Ihr Projekt schaffen.
Sie sollten Ihr Projekt und Ihre Maßnahmen entlang der Stufen der Wirkungspyramide planen. Und zwar rückwärts von oben nach unten.
Die Wirkungspyramide
Das Schaubild der Wirkungspyramide zeigt die Stufen der Veränderung:
- auf Ebene der Zielgruppe (linke Seite)
- auf Ebene der Strukturen (rechte Seite)
- auf Ebene der Haltung (entspricht der 7. Stufe)
Vision formulieren
Wirkungsziele erarbeiten
Dann nehmen Sie die Wirkungsziele in den Blick: Wie hat sich die Lebenslage Ihrer Zielgruppe entwickelt, wenn Ihr Projekt wirkt, und welche Strukturen haben sich verändert (Stufe 6)? Wie verhalten sich Menschen aus der Zielgruppe und Ihre Projektpartner*innen, wenn Ihre Ideen aufgehen (Stufe 5)? Welche neuen Fähigkeiten und Kompetenzen haben sich bei der Zielgruppe und den Projektpartner*innen etabliert (Stufe 4)?
Formulieren Sie die Antworten als Ziele. Achten Sie darauf, jedes Wirkungsziel getrennt voneinander zu formulieren. Es ist schnell passiert, zwei Ziele miteinander zu vermengen (Indiz ist das Wort „und“). Später braucht jedes Ziel jedoch eigene Maßnahmen.
Passende Maßnahmen finden
Die Erfahrungen aus Kommune Inklusiv zeigen: Wenn sich die Projektteams die Zeit nehmen, sich zuerst eine Vision und Wirkungsziele auszumalen – ganz wichtig: unter Beteiligung der Zielgruppe – dann finden sie leichter passende Maßnahmen (Stufen 1, 2 und 3), die Schritt für Schritt zu diesen Zielen führen (Stufen 4, 5 und 6).
Erreichtes besser zeigen
Wirkung entfalten
Ihr Projekt wirkt, wenn
- bei allen Beteiligten neues Wissen vorhanden ist (Stufe 4)
- sowohl Zielgruppe als auch Projektpartner*innen ihr Verhalten ändern (Stufe 5)
- in Ihrer Kommune bestehende Strukturen hinterfragt und geändert werden und sich die Lebenslage der Zielgruppe verändert (Stufe 6)
- sich die Haltung der Gesellschaft verändert (Stufe 7)
Sich mit den Wirkungszielen zu beschäftigen, ist keine einmalige Aufgabe in der Planungsphase. Gelegentlich ändern sich die Bedarfe der Zielgruppen oder auch das Projektumfeld. Prüfen Sie deshalb regelmäßig, ob Ihre Wirkungsziele noch passen. Ein Vorteil gut formulierter Wirkungsziele: Je konkreter sie sind, desto einfacher gelingen Evaluation und Wirkungsanalyse.
Planungshilfe für Ihre Wirkungsziele – unsere Arbeitsblätter
Während der Modellinitiative Kommune Inklusiv haben Vertreter*innen der Modellkommunen zusammen mit der Prozessbegleitung Materialien erarbeitet: Mithilfe unserer Arbeitsblätter können Sie Ihre Projekte wirkungsorientiert planen:
Arbeitsblätter: So planen Sie Ihr Projekt und Ihre Maßnahmen wirkungsorientiert
Als Hilfestellung haben wir eine Prozessbegleiterin bei Kommune Inklusiv gebeten, die Arbeitsblätter am Beispiel eines echten Projektes auszufüllen. Denn manchmal hilft abgucken:
Ausgefüllte Arbeitsblätter wirkungsorientierte Projektplanung
Sie wollen mehr über die Wirkungslogik erfahren?
Die kostenlose Publikation „Kursbuch Wirkung“ ist sehr empfehlenswert:
In drei Schritten zur Erkenntnis: die Wirkungsanalyse
1. Indikatoren entwickeln
Wenn Sie Ihr inklusives Projekt bereits wirkungsorientiert geplant haben, haben Sie folgendes erreicht:
- Die Zielgruppe ist klar definiert.
- Partizipation ist fester Bestandteil in Planung und Umsetzung.
- Was Sie für Ihre Zielgruppe verbessern wollen, haben Sie in Wirkungszielen formuliert.
- Sie haben eine Wirkungslogik erarbeitet, die aufzeigt, in welchen Schritten Sie die Wirkungsziele erreichen wollen.
- Im Projektplan haben Sie Meilensteine entlang der Wirkungsstufen festgelegt.
Jetzt stellt sich die Frage: Woran können Sie den Fortschritt und die Erfolge Ihres Vorhabens messen? Woran erkennen Sie im laufenden Projekt, ob Sie schon etwas für Ihre Zielgruppe bewirkt haben?
Beginnen Sie damit, Indikatoren für die Wirkungsanalyse festzulegen. Sie können folgendes Arbeitsblatt dafür nutzen:
Arbeitsblatt: So entwickeln Sie Indikatoren für die Wirkungsanalyse / Evaluation
Indikatoren sind Hinweise oder Anhaltspunkte, die belegen, welche Fortschritte ein Projekt macht und ob es wie geplant verläuft. Idealerweise sieht Ihr Projektplan für jeden Projekt-Meilenstein einen oder mehrere Indikatoren vor, mit denen Sie zeigen können, inwiefern Sie das Ziel erreicht haben.
Direkte Indikatoren
Indirekte Indikatoren
2. Daten erheben
Neben dem Zählen von Teilnehmer*innen, Anfragen oder Ereignissen gibt es weitere Methoden für die Datenerhebung: Fragebögen, Interviews und Umfragen, Tests, Experimente, Messungen, Verlaufsprotokolle von Veranstaltungen und Maßnahmen, Beobachtungen, die zum Beispiel in einem Buch oder in Beobachtungsbögen festgehalten werden, Dokumenten-Analyse, Statistiken, zum Beispiel aus dem Sozialbericht einer Stadt.
Im folgenden Infoblatt stellen wir Ihnen Methoden vor, mit denen Sie selbst Daten erheben und auswerten können:
Infoblatt: Tipps und Methoden – So evaluieren Sie Ihr inklusives Vorhaben
Ziel ist es, zu sehen, welche Veränderungen Ihr Projekt erzielt hat und wie es wirkt. So können Sie Ihre Arbeit systematisch weiterentwickeln.
3. Daten auswerten
Was nützen die besten Daten, wenn Sie daraus keine praktischen Konsequenzen ziehen? Analysieren Sie die erhobenen Daten mit Blick auf Ihre Ausgangsfragen. Und betrachten Sie die Daten im Team. Lassen Sie auch die Zielgruppe und Ihre Netzwerk-Partner*innen auf die erhobenen Zahlen und Fakten schauen. Jedes Feedback und jede Erkenntnis helfen, folgende Fragen zu beantworten: Was hat sich verbessert, was verschlechtert? Was weicht von der Planung ab? Erkennen Sie Zusammenhänge? Was können Sie ändern? Wo sollte das Projekt angepasst werden, wo müssen Sie nachbessern?
Mehr Fragen für die gemeinsame Netzwerk-Analyse ansehen
Denken Sie daran: Die Ergebnisse einer Evaluation sollen vor allem dabei helfen, aus Fehlern zu lernen und Ihre Projekte künftig noch besser zu machen.
Mit der Arbeit loslegen
In einigen Modellkommunen dauerte die Planungsphase eineinhalb Jahre. Beim Übergang von der Planungs- in die Umsetzungsphase machten einige Kommunen dann folgende Erfahrung: Nachdem sie ihre Maßnahmen gestartet hatten wie geplant, merkten sie, dass manche nicht so liefen wie erhofft. Sie mussten nachbessern. Die Koordinator*innen sprachen mit den Netzwerk-Partner*innen über die möglichen Gründe und erarbeiteten gemeinsam Lösungen.
Wir empfehlen deshalb, vor der Umsetzung kurz innezuhalten. Schauen Sie auf folgende Aspekte:
- Sind weiterhin die richtigen Leute im Team und in den Gremien, beispielsweise der Steuerungsgruppe?
- Engagieren sich Menschen aus den Zielgruppen?
- Haben Sie alles, was Sie brauchen: Räume, Geld, Expert*innen-Wissen, Kontakte?
- Sind alle Aufgaben im Netzwerk weiterhin sinnvoll verteilt?
- Passen Ihre Maßnahmen noch zu Ihren Zielen?
- Unterstützt die Kommunalverwaltung Sie weiterhin? Nach einer Kommunalwahl könnte der neue Bürgermeister Ihrem Projekt skeptischer gegenüberstehen als seine Vorgängerin.
- Hat ein anderer Verein ein neues Inklusions-Projekt gestartet? Prüfen Sie, inwieweit Sie sich zusammentun können.
Der richtige Zeitpunkt für den offiziellen Start
Mit einer Auftaktveranstaltung feiern Sie den Start Ihres inklusiven Projekts öffentlich. Legen Sie den Termin nicht zu früh, denn er kann Erwartungen wecken, die Sie in der Planungsphase noch nicht erfüllen können. Feiern Sie besser, wenn Sie erste Aktionen geplant und Angebote entwickelt haben und kurz davor sind durchzustarten.
Ihr inklusives Netzwerk kann natürlich schon früher einen internen Auftakt feiern. Dafür bietet sich beispielsweise das erste Netzwerktreffen an.
Weitere Tipps finden Sie auf der Seite "Presse- und Öffentlichkeitsarbeit organisieren".
Projektplan: Übersicht hilft, um ins Tun zu kommen
Es ist sinnvoll, alle geplanten Maßnahmen in einem Projektplan festzuhalten. Erstellen Sie für die folgenden drei oder sechs Monate eine Übersicht darüber, was wann an welchem Ort stattfinden soll und wer es organisiert.
So haben Sie schnell im Blick, was ansteht und wer der oder die zuständige Ansprechpartner*in ist. Je genauer Sie Ihre Maßnahmen in einzelne Aktivitäten unterteilen, desto mehr Klarheit gewinnen Sie. Und desto leichter wird es Ihnen fallen, ins Tun zu kommen. Beginnen Sie mit einer Aktion, die sich schnell und unkompliziert umsetzen lässt. Gerade nach einer langen Planungsphase können Sie so ehrenamtlich Engagierte sofort aktivieren. Möglicherweise wollen einige endlich die Ärmel hochkrempeln und loslegen.
Vorlage für Ihren Projektplan
Einen Vorschlag für einen Projektplan haben wir Ihnen zum Herunterladen und Ausfüllen aufbereitet.
Zusatznutzen der Projektübersicht: Besser mit Erwartungen anderer umgehen
Wenn Ihr Projekt in die Umsetzungsphase startet, haben sich viele Erwartungen angesammelt. Netzwerk-Partner*innen, Politiker*innen oder Bürger*innen wollen Ideen unterbringen, mitmachen oder suchen Hilfsangebote. Sie können nicht auf alle Wünsche eingehen. Da hilft nur ein gutes Erwartungsmanagement. Die Projektübersicht kann Sie dabei unterstützen.
Wünsche und Ideen können Sie mit einem guten Projektplan schnell und unkompliziert abgleichen. Möglicherweise passt eine neue Idee gut zu einer Ihrer geplanten Maßnahmen. Vielleicht ist sie sogar besser als das, was Sie entwickelt haben. Falls Sie den Wunsch des Netzwerkpartners oder der Bürgerin nicht erfüllen können, haben Sie mit dem Projektplan eine gute Argumentationshilfe.
Die damalige Netzwerkkoordinatorin Ulrike Schloo aus Schneverdingen machte gute Erfahrungen mit Projektplänen: „Wir haben versucht, nichts abzublocken, und geschaut, wie neue Aufgaben parallel zu unserem Plan laufen können. Ideen, die unser Netzwerk vergrößern, unsere Ziele voranbringen und mehr Inklusions-Bewusstsein schaffen, haben wir sehr gern angenommen.“
Ähnlich organisierten es die damaligen Koordinatorinnen Felicitas Keefer und Ina Fischer aus Erlangen in der Planungs- und Umsetzungsphase. Ihr Tipp: Einen Zeitpuffer einplanen, weil immer etwas Unvorhergesehenes passieren kann. Beispielsweise 80 Prozent der Zeit verplanen, 20 Prozent Puffer lassen.
Wirkung fortlaufend analysieren und Projekte evaluieren
Zur wirkungsorientierten Projektplanung gehört auch, sich regelmäßig Zeit zum Nachdenken, Überprüfen, Analysieren und Anpassen Ihres Projekts zu nehmen. Dadurch können Sie Fortschritte erkennen und bei Bedarf Ihre Herangehensweise ändern. Denn es läuft nicht immer alles nach Plan. Am besten ist es, wenn Sie die Wirkungsanalyse von Anfang an ins Budget einplanen. Richtwert: drei bis zehn Prozent des Gesamtbudgets.
Wesentlich für das Gelingen der Evaluation ist die Haltung Ihres Teams: Sind Sie bereit für den kritischen Blick auf Ihr Projekt? Nicht immer sind alle Menschen demgegenüber aufgeschlossen. Hilfreich ist es, die Evaluation von Beginn an mitzudenken und offen darüber zu sprechen.
Projekt selbst evaluieren
Wissenschaftliche Begleitung
Ziele verfolgen, Wirkung messen: Machen Sie den Wirkungs-Check
Verändern, anpassen, nachbessern – vom Projektplan abzuweichen ist völlig normal. Unbedingt im Blick behalten sollten Sie Ihre Wirkungsziele und die drei Wirkungsebenen – Haltung, Struktur und Praxis. Nutzen Sie deshalb für eine erfolgreiche Projektsteuerung den Wirkungs-Check.
Der Wirkungs-Check ist eine Methode für die Projektsteuerung. In einer Tabelle halten Sie für alle drei Wirkungsebenen folgendes fest:
- Ihre übergeordneten Ziele
- Ihre Wirkungsziele
- Ihre Qualitätskriterien
- was Sie tun müssen, um die Ziele zu erreichen
- an welchen Indikatoren Sie die Zielerreichung messen können
Füllen Sie Ihre Tabelle gemeinsam im Team und mit Netzwerkpartner*innen aus. Nutzen Sie Ihre Tabelle dann bei allen kommenden Planungstreffen. So behalten sie alles im Blick, spüren auf, was noch fehlt, und finden gemeinsam Lösungen.
Die Erfahrung aus den Modellkommunen zeigt: Wenn Sie die Methode kontinuierlich nutzen, erkennen Sie schnell, was noch fehlt. Der Wirkungs-Check hilft dabei Ihrer Vision von einer inklusiven Methode näher zu kommen und mit Ihrem Projekt echte Veränderung zu bewirken.
Orientieren Sie sich an unserer Vorlage, passen Sie die Wortwahl an und gestalten Sie eine eigene Tabelle für Ihre Planungstreffen.
Arbeitsblatt: Wirkungs-Check – Ziele verfolgen, Wirkung messen